超簡単‼ Excelでドロップダウンリストの項目を増減させる(真)裏技。

そのうち、本家裏技とか元祖裏技とか出てきそう・・・・・(笑)

こんにちは、えみゅママです!

先日、予告したExcelのドロップダウン(プルダウン)リストの項目を簡単に増やしたり減らしたりする、もう一つの方法をご紹介します。

本来は、前回ご紹介した正当な方法でやっていただくのが、のちのち楽なので推奨いたしますが、中には

どうしても関数がダメ!じんましん出そう!

というアンチ関数派の方は絶対いますよね?

そんな方のために、今日使うのは

テーブル

『ホーム』 → 『テーブルとして書式設定』 でカラフルなフォーマットがいくつか出てきます。

0. Excelのテーブルとは。

データベースとして、表のスタイル・計算・分類分け・並べ替え・フィルターといったデータ分析が容易になる機能をいいます。

ただし、このテーブル機能が強化されたのは、確か『Excel2007』からだったように思います。

ですから、古いバージョンの方は要注意です。

まずは、百聞は一見にしかずと言いますので、表をテーブル化してみましょう。

とりあえず、前回の復習です。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: excel-1.jpg

今回も、前回と同じひな形を使っていきます。

くるみ花子さんが経営する、PHOTO KURUMI。今度、小豆太郎さんの結婚式で、写真撮影を請け負うことになりました。

その見積書を作成しなければいけないのですが、毎回結婚式の撮影の見積書には、だいたい決まった項目を入力することになります。

で、今回は『リスト機能』を利用して、『摘要』と『単位』の欄にドロップダウンリスト(プルダウンリスト)を作成し、▽をクリックするだけで、定型単語が出てきて入力を補助してくれる機能を付加することにします。

(以下の見本は、Excel2016にて作成しています。)

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 25.jpg

1. 見積書とは別のシートに『データシート』を作成します。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: excel-4.jpg

Excel2016は+でシートを増やしますが、昔のバージョンだと、sheetタブが3つほどデフォルトであるはずです。

sheet1を見積書に変更していますので、必然的にsheet2をデータシートにします。

2. データシートに摘要と単位を記入します。

データシートのA列とB列を使って、表示したい項目を行方向に入力していきます。

3. 入力した摘要と単位を『テーブルとして書式設定』を設定します。

① A1からA5までドラッグして範囲選択します。

② 『ホーム』→『テーブルとして書式設定』→『(今回は)中間2』をクリック。

スタイルは好みで色を選択してください。

OKをクリックします。

▼がつき、色が塗れたらテーブル化されています。

≪参考≫

範囲選択すると、右下に出るクイック分析ツールを使ってもテーブル化できます。

③ 同じようにして、単位もテーブル化します。

4. 入力した摘要と単位に『名前の定義』を設定します。

A2からA5まで選択して、『数式』→『名前の定義』→『名前の定義』をクリックし名前つけます。

今回は『摘要』と名前をつけてOKをクリック。

同様に、単位もB2からB3まで選択して、名前の定義から『単位』と名前をつけてOKをクリック。

≪参考≫

範囲を選択した後、名前ボックスに名前を入力しても、名前の定義ができます。

名前の定義がこのようにできます。テーブル1とテーブル2は勝手についてますので、そのままにしておいて下さい。

5. 見積書のシートに戻ってデータの入力規則を設定します。

(1) 摘要の一番上のセル(B18)を選択し、『データ』→『データの入力規則』→『データの入力規則』をクリックします。

B18を選択状態に。

(2) データの入力規則の『4つのタブ』を順に設定します。

設定の元の値に『=摘要』と入力。

入力時メッセージタブの『セルを選択したときに入力時メッセージを表示する』のチェックを外します。

こうすることによって、リスト内の項目以外の文字も自由に入力できるようになります。

エラーメッセージタブの『無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する』のチェックを外します。

こうすることによって、リスト内の項目以外の文字も自由に入力できるようになります。

日本語入力タブはIME(日本語入力ソフト)をオンにするかオフにするか等の設定ができます。摘要は日本語入力したいので、オンにしておきます。

入力し終えたら、OKをクリック。

6. ドロップダウンで摘要が出てきたら、残りのセルにドラッグコピーしておきます。

セルの右下の+を下にドラッグするとコピーできるよ♪

7. 同様に単位にも同じ設定をしていきます。

設定出来たら、G29までドラッグコピーしておく。

8. 試しにデータシートの項目を増やしてみよう♪

≪注意≫

テーブルの場合、増やすときは勝手に範囲が広がってくれるのですが、項目を減らすときは、自動的に範囲が狭まりません。

そんな時は、ハンドルを掴んでドラッグして範囲を縮めてください。

範囲が縮まっていないと、リストは空白が表示されて、使いにくいし、見栄えが悪い。

範囲を狭めると、リストが正しく出てきます。

9. 完成!!

さて、いかがでしたでしょうか?

関数を使わなくてもテーブルという機能を使うと、自動的に範囲が広がったり、縮めるときもドラッグするだけで簡単に範囲が縮まるので、リスト機能を楽に使うことができます。

先にも触れましたが、テーブルは、並べ替え・フィルター・計算・・・といった豊富な機能が簡単に使えますので、これを機会に積極的に使ってみてください。

Excelを制するためには、『関数』と『ピボットテーブル』を攻略せよ!とよく言いますが、テーブルはピボットテーブルの入り口ですので、ここは色々と実験してみてください。

テーブルの▼をクリックすると、並べ替えやフィルターが使えることがわかります。